电子邮箱怎么填写(电子邮箱填什么)
既然邮件这么重要,我们要如何写,才能充分发挥一封邮件的价值呢?
后续跟进的邮件内容可以更加详细一些。
因此,在发邮件之前,先考虑发邮件的必要性和风险性。
也可以请同事帮忙检查邮件是否有问题。
写邮件的时候,要重点考虑读者的需求和期望。
要写好一封邮件,也是有方法和技巧的。
有研究表明,一封邮件的平均阅读时间是七秒钟。 按照读者大概有十多秒钟的注意力时间计算,写邮件时应该把重点放在前三行。
写好之后先不急于发出去,先检查。
对于重要信息可以用文字加粗的形式进行提醒。
今天我们主要来看如何利用七步法则写好一封电子邮件。
如果对方不是专业人士,就不要用行话术语。
另外,还要注意一点,一封邮件最好只有一个主题,这样不仅利于把话说清楚,也方便日后邮件搜索和查找。
第七,及时检查修正。
①检查邮件中是否有机密信息,因为邮件不属于个人隐私,如果涉及机密信息,记得删除。
第二,针对读者而写。
邮件可以说是职场沟通中一个重要的工具。
在《职场写作全书》里,劳拉·布朗提出了商务写作的七步法则,为我们展示了四个大类一共26种商务文书写作类型,其中包括电子邮件、即时讯息、推荐信,新闻稿,求职信等等。
在发送电子邮件之前记得检查以下几个要点:
第四,文字简洁明了。
要想明白为什么写这封邮件,要通过这封邮件达到怎样的目的。
对其中内容进行全面快速的检查,确保满足所需又没有冗余的信息。
比如在一些公司,哪怕已经进行过电话交流,如果没有收到正式的邮件,很多工作仍然没法推进。
③如果是转发邮件,记得检查是否有不能转发的内容。
在这里写上要求、结论或者截止日期等等重要信息。
第三,开篇明确有力。
哪怕现在已经有了很多即时交流工具,邮件仍然是必不可少的。
比如,如果沟通内容不需要留下书面记录,或者问题并不是经过一两轮的书面沟通就能解决问题,那么发邮件就不是一个明智的选择,应该进行电话或者即时通讯工具沟通。
是希望对方配合进行某项工作,还是需要对方提供什么资料,确定写作意图之后,把写作意图浓缩成一句话,写在邮件的主题处。
比如标题要做到简明具体,如果邮件特别重要,可以在标题上加上“重要”等字样,如果需要对方回复,也可以写上“需回复”的字样。
总之,看似简单的邮件,值得我们好好琢磨。
第六,语言通俗易懂。
接下来我们就一起看一下,如何用七步法则写好一封邮件。
因为阅读邮件的时间很短,所以就必须做到简短,写作内容尽量要浓缩成要点,尤其是首发邮件。
《职场写作全书》 一书里就对邮件的写作进行的详细的说明。
比如当我们需要别人配合工作的时候,如果邮件没有写清楚,很可能成为别人推脱责任的理由;如果邮件抄送给了本不该抄送的领导,可能会给领导留下不好的印象,也可能会伤害和同事的人际关系。
写好一封邮件,看似简单,但其实中间有很多需要注意的地方。
②思考邮件是否真的有必要抄送给准备抄送的人。
除此之外,如果邮件中存在任何对自己或者对公司不利的东西,千万不要发出去。因为在法律程序上,邮件是可以被公开的。
我们必须注意,邮件有泄露信息的风险。
⑤检查邮件文字是否严谨、简洁,检查邮件中是否有错别字,邮箱地址是否都正确填写。
第一,明确写作意图。
在开始写邮件之前,我们需要先思考这封邮件到底应不应该写。
④自己读读看,读完前三行是否掌握了邮件的重要内容。
在进行邮件写作或其他商务写作时,不妨翻开这本《职场写作全书》,按照其中的步骤,仔细对比,认真检查,让商务写作不再困难。
本书的作者是劳拉·布朗,她拥有30多年的写作辅导经验,在这期间,有很多客户让她推荐关于商务写作的好书,她最终因为没能找到可以真心推荐的商务写作书,于是自己写了一本,也就是我们现在看到的这本。
第五,内容补漏删冗。
第五、六、七步,均属于检查修改的范围,可以一起进行。
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